Sommaire
Un projet de notes de frais ?
En bref
Passer aux notes de frais zéro papier se fait en cinq étapes : faire le point sur vos pratiques, fixer vos règles de dépenses, paramétrer N2F (catégories, circuit de validation, export comptable), former les utilisateurs, puis lancer le nouveau fonctionnement. Le salarié photographie son justificatif, le manager valide en ligne et la comptabilité récupère des écritures prêtes à intégrer.
Notes de frais
Pourquoi abandonner les notes de frais papier ?
Parce que le circuit papier fait perdre du temps à tout le monde, du salarié au service comptable. Tickets égarés, tableurs remplis en fin de mois, signatures qui attendent sur un bureau, ressaisie dans la comptabilité : chaque étape est manuelle et source d’erreurs.
La dématérialisation change la logique : la dépense est enregistrée au moment où elle est faite, depuis un smartphone, et suit ensuite un circuit automatisé. Les contrôles sont appliqués au fil de l’eau et les justificatifs sont archivés de façon sécurisée.
C’est aussi un sujet de cohérence : alors que la facture électronique se généralise, garder des notes de frais sur papier crée un îlot manuel dans des processus comptables de plus en plus numériques.
Méthode
Quelles sont les étapes pour passer au dématérialisé ?
Un projet de notes de frais zéro papier se mène en cinq étapes, de l’état des lieux au lancement.
- 1. Faire l’état des lieux : qui engage des frais, quels types de dépenses (repas, déplacements, hébergement, kilomètres), quels volumes, combien de temps passé aujourd’hui à les traiter.
- 2. Écrire ou actualiser votre politique de dépenses : plafonds, catégories autorisées, règles pour les indemnités kilométriques, délais de remise.
- 3. Paramétrer N2F : catégories de dépenses, plafonds, circuits de validation, comptes comptables et format d’export vers votre logiciel.
- 4. Former et communiquer : installation de l’application mobile, démonstration aux salariés, guide pour les managers.
- 5. Lancer : choisir une date de démarrage claire, idéalement en début de mois, et arrêter le circuit papier en parallèle.
Gexell accompagne chacune de ces étapes, avec une attention particulière au lien avec votre comptabilité Sage.
Un conseil : démarrez avec un groupe pilote de quelques utilisateurs réguliers (commerciaux, techniciens itinérants) pendant un mois. Leurs retours permettent d’ajuster les catégories et les plafonds avant d’ouvrir l’outil à toute l’entreprise.
Le circuit d’une note de frais : avant et après N2F
| Étape | Circuit papier | Avec N2F |
|---|---|---|
| Saisie de la dépense | Ticket conservé, tableur rempli en fin de mois | Photo du ticket, lecture automatique des informations |
| Contrôle | Vérification manuelle par le manager ou la comptabilité | Doublons et dépassements de plafond signalés automatiquement |
| Validation | Signature papier, document qui circule | Notification et validation en ligne, sur ordinateur ou mobile |
| Comptabilisation | Ressaisie dans le logiciel comptable | Écritures générées et exportées vers Sage |
| Conservation | Classeurs et archives physiques | Archivage électronique sécurisé |
Au quotidien
Comment fonctionne N2F au quotidien ?
Le salarié photographie son justificatif, N2F extrait les informations, le manager valide et la comptabilité exporte. Le parcours est pensé pour être rapide pour chacun.
- Saisie : la reconnaissance automatique lit le montant, la date, le fournisseur et la TVA à partir de la photo du ticket. Les justificatifs peuvent aussi être transmis par e-mail.
- Indemnités kilométriques : les trajets sont gérés directement dans l’outil.
- Contrôles : détection des doublons, vérification des plafonds et signalement des anomalies avant validation.
- Validation : le manager reçoit une notification et valide en ligne, avec un circuit à un ou plusieurs niveaux.
- Export comptable : les écritures sont générées automatiquement et exportées vers votre logiciel comptable, Sage compris.
- Archivage : les justificatifs sont conservés électroniquement, avec valeur probante.
Conformité
Peut-on vraiment se passer des justificatifs papier ?
Oui, à condition que l’archivage électronique respecte les exigences de valeur probante. N2F répond à la norme NF Z42-013 et à la réglementation URSSAF sur la valeur probante, ce qui permet de ne plus conserver les originaux papier.
En pratique, il est utile de vérifier avec votre expert-comptable les règles internes de conservation, et de prévoir une période de transition pendant laquelle les équipes prennent l’habitude de photographier leurs tickets dès la dépense. En cas de contrôle, les justificatifs sont retrouvés en quelques clics, avec l’historique de validation.
Accompagnement
Quel rôle joue Gexell dans le projet ?
Gexell fait le lien entre N2F et votre environnement comptable Sage, et accompagne vos équipes jusqu’à l’autonomie. Notre intervention couvre l’analyse de vos processus, le paramétrage de N2F, l’intégration avec Sage 100 Comptabilité, la formation des utilisateurs et le support.
Le point le plus sensible d’un projet de notes de frais est souvent l’export comptable : plan de comptes, codes TVA, axes analytiques, comptes de tiers salariés. C’est là que notre connaissance de Sage fait la différence, pour que les écritures arrivent propres et sans retouche.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour passer aux notes de frais dématérialisées ?
La durée dépend du nombre d’utilisateurs, de la complexité de votre politique de dépenses et du paramétrage comptable. Gexell établit un planning avec vous dès l’état des lieux, en intégrant le paramétrage, les tests d’export vers Sage et la formation, puis fixe une date de lancement claire pour l’ensemble des salariés.
N2F fonctionne-t-il avec Sage ?
Oui. N2F génère automatiquement les écritures comptables et propose des exports compatibles avec de nombreux logiciels, dont Sage. Gexell paramètre l’export selon votre plan de comptes, vos codes TVA et vos éventuels axes analytiques, afin que les écritures s’intègrent dans votre comptabilité sans ressaisie ni correction.
Les salariés doivent-ils installer une application ?
N2F propose une application mobile pour iOS et Android, qui permet de photographier les justificatifs au moment de la dépense. Les salariés peuvent aussi transmettre leurs justificatifs par e-mail ou utiliser la version web. Les managers valident les notes de frais depuis leur ordinateur ou leur téléphone.
Que deviennent les tickets papier après la photo ?
L’archivage électronique de N2F a une valeur probante, ce qui permet de ne plus conserver les originaux papier. Nous recommandons toutefois de valider vos règles internes de conservation avec votre expert-comptable avant de supprimer les justificatifs papier, en particulier pendant la période de transition.
Comment gérer les indemnités kilométriques ?
N2F intègre la gestion des indemnités kilométriques : le salarié déclare son trajet et l’outil calcule le montant selon les règles paramétrées. Les indemnités suivent ensuite le même circuit de validation et d’export comptable que les autres dépenses, ce qui évite les calculs manuels sur tableur.
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