Avec l’obligation légale de passer à la facturation électronique à l’horizon 2024, il est crucial pour les entreprises de commencer à préparer ce changement majeur. Chez Gexell, nous vous accompagnons dans cette transition grâce à nos solutions de dématérialisation des factures. Voici les sept priorités que nous recommandons de mettre en place dès 2023.
1. S’informer et se former à la facturation électronique
Il est essentiel de comprendre les enjeux et les exigences de la facturation électronique. Profitez des ressources disponibles en ligne, auprès de votre expert-comptable ou de votre intégrateur de logiciel pour vous familiariser avec le calendrier et les échéances légales.
2. Cartographier votre système d’information
Une cartographie précise de votre système d’information est indispensable pour identifier les mises à jour techniques nécessaires à l’intégration de la facturation électronique. Cette étape permettra également d’harmoniser votre circuit de facturation pour l’intégration, l’émission et l’e-reporting de factures électroniques.
3. Nettoyer les données de votre système d’information
La mise en place de la facturation électronique nécessite une attention particulière à la qualité des données. En effet, chaque entreprise doit être correctement identifiée par son numéro SIRET pour respecter les nouvelles réglementations et éviter des amendes pour non-conformité des factures. Cela implique un travail rigoureux de nettoyage de votre base de données.
Ce processus, bien que laborieux, est essentiel pour garantir l’efficacité du système de facturation électronique. Il s’agit d’un investissement en temps et en ressources qui, à terme, permettra d’optimiser vos processus de facturation et d’assurer la conformité de votre entreprise aux nouvelles réglementations.
4. Mettre vos factures en conformité avant la dématérialisation
La mise en conformité de vos factures est une étape cruciale dans la transition vers la facturation électronique. Chaque facture doit respecter les nouvelles obligations réglementaires, qui incluent des spécifications précises sur les champs à remplir, les statuts à indiquer, les valeurs à déclarer et les formats à utiliser.
Les factures qui ne respectent pas ces exigences seront systématiquement rejetées par la plateforme de dématérialisation, ce qui pourrait entraîner des retards dans les paiements et des pénalités financières. Il est donc essentiel de revoir et d’ajuster vos processus de facturation pour garantir leur conformité avec les nouvelles réglementations.
5. Vérifier la conformité de votre éditeur de logiciel
Assurez-vous que votre éditeur de logiciel est en mesure de fournir une version conforme à la nouvelle obligation réglementaire. Chez Gexell, nous vous proposons des logiciels de dématérialisation de facture conformes aux nouvelles réglementations.
6. Anticiper la période transitoire 2024-2026
Durant cette période, les entreprises recevront des factures de deux manières : par la plateforme de dématérialisation et par des canaux traditionnels (email, courrier). Il est donc important d’anticiper cette transition pour éviter toute confusion.
7. Se faire accompagner par un intégrateur de logiciel de gestion
Faire appel à un expert en facturation électronique peut vous aider à comprendre et anticiper les impacts organisationnels, structurels et techniques de cette transition. Chez Gexell, nous vous proposons un accompagnement personnalisé pour faciliter votre passage à la facturation électronique.
N’oubliez pas, la facturation électronique n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une opportunité d’améliorer l’efficacité de votre entreprise. Commencez dès maintenant à préparer votre transition pour être prêt lorsque les nouvelles réglementations entreront en vigueur. Chez Gexell, nous sommes là pour vous aider à faire de cette transition une réussite.