Les logiciels de caisse certifiés sont indispensables pour les commerces, les points de vente et les magasins. Toutefois, la législation peut sembler complexe et difficile à comprendre. Cet article a pour but de clarifier la réglementation sur les logiciels de caisse en vigueur et de proposer des solutions concrètes pour répondre aux obligations légales.
La réglementation des logiciels de caisse en vigueur
Depuis le 1er janvier 2018, la loi oblige tous les commerçants, artisans, professions libérales et agriculteurs à utiliser un logiciel de caisse certifié pour enregistrer les transactions effectuées avec leurs clients. Cette obligation concerne toutes les entreprises soumises à la TVA.
L’objectif de la certification NF 525 est de lutter contre la fraude à la TVA en empêchant les manipulations frauduleuses sur les caisses enregistreuses. Les logiciels de caisse certifiés doivent garantir l’intégrité des données enregistrées et leur traçabilité.
Pour être certifié, un logiciel de facturation doit être validé par un organisme agréé et répondre à des normes techniques :
- Sécuriser l’enregistrement et la conservation des données de transaction pendant une durée minimale de six ans,
- Rendre les données de caisse inviolables et inaltérables,
- Fournir un journal de caisse détaillé, précis et chronologique,
- Détecter les anomalies et erreurs de caisse,
- Générer des documents fiscaux,
- Être mis à jour régulièrement pour se conformer aux exigences fiscales en vigueur.
Les entreprises doivent conserver une copie de la certification et la présenter en cas de contrôle.
Réglementation des systèmes de caisse : les enjeux et démarches à suivre
Les normes sur les logiciels d’encaissement visent à garantir une concurrence équitable entre les entreprises et à lutter contre la fraude fiscale.
Le cas échéant, si la réglementation n’est pas respectée, les entreprises encourent des sanctions importantes telles que des amendes. Il est donc important de sensibiliser et accompagner les professionnels aux enjeux de la certification NF 525.
Les solutions existantes face à la réglementation des logiciels de gestion de caisse
Outre l’intégration d’un logiciel d’encaissement certifié, plusieurs solutions s’offrent aux entreprises afin de répondre à la certification NF 525 :
- En interne, former son personnel à la réglementation, à la gestion de la caisse et mettre en place un système de double saisie.
- Choisir une solution de caisse enregistreuse en ligne fonctionnant à partir d’une tablette ou d’un smartphone permettant de réaliser des transactions de manière sécurisée.
- Opter pour une externalisation de sa gestion de caisse auprès d’un prestataire spécialisé proposant une solution sur-mesure.
Les solutions de GEXELL face à la certification NF 525
Gexell permet aux PME, ETI et grands groupes de se conformer à l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié grâce à la mise sur le marché son logiciel de caisse tout en un dédié aux points de vente et magasins.
Notre logiciel de point de vente est conforme à la norme NF 525 puisqu’il a été testé et validé pour assurer la traçabilité et la sécurisation des transactions effectuées via le système de caisse.
Destinés aux commerces de prêt-à-porter, décoration et ameublement, épicerie et caviste, vente en ligne… notre logiciel est la solution idéale pour gérer votre commerce (stock, encaissement, clientèle, promotions, carte de fidélité, bons d’achat, retours et échanges) tout en assurant la conformité avec la règlementation des logiciels de facturation.
D’autre part, le logiciel de caisse de Gexell est également conforme aux obligations légales relatives à la conservation et à l’archivage des données de caisse. Il permet ainsi de générer des rapports et des fichiers de sauvegarde des données de caisse qui peuvent être présentés en cas de contrôle fiscal.
Faire confiance au logiciel de caisse certifié de Gexell, c’est respecter la réglementation en vigueur des systèmes de caisse certifiés tout en bénéficiant d’une solution sur mesure pour gérer votre activité commerciale.