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Gestion des notes de frais : une solution simple et automatisée avec N2F

N2F, la solution leader pour simplifier, automatiser et sécuriser la gestion des notes de frais.

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N2F, la solution de gestion des notes de frais 100 % dématérialisée

N2F est une solution complète qui permet de digitaliser l’ensemble du cycle de gestion des notes de frais, de la dépense jusqu’à l’intégration comptable.

Accessible sur ordinateur et application mobile, N2F s’adapte aux usages des collaborateurs comme aux exigences des directions financières.

Bénéfices clés

  • Un gain de temps immédiat pour toutes les équipes : La saisie d’une note de frais se fait en moins de quelques secondes grâce au scan intelligent. Les managers valident plus rapidement et la comptabilité réduit fortement le temps consacré aux contrôles et aux ressaisies.
  • Une réduction significative des erreurs et des fraudes : Les contrôles automatisés et l’intelligence artificielle détectent les anomalies, les doublons et les dépassements de plafonds. Les dépenses non conformes sont identifiées en amont, avant l’intégration comptable.
  • Une conformité totale aux obligations légales et fiscales : Les justificatifs sont archivés à valeur probante, horodatés et stockés dans des datacenters sécurisés en France. La solution répond aux exigences URSSAF et fiscales, réduisant les risques en cas de contrôle.
  • Une intégration comptable fluide et sans ressaisie : Les écritures sont générées automatiquement et exportées en un clic vers la comptabilité. Les remboursements peuvent être effectués via des virements SEPA, sans manipulation supplémentaire.
  • Une meilleure visibilité et un pilotage des dépenses en temps réel : Les tableaux de bord permettent de suivre les dépenses par collaborateur, service ou entité. Les directions financières disposent d’une vision claire et actualisée pour mieux maîtriser les budgets.
  • Une expérience utilisateur simple et adoptée par les équipes : Accessible sur mobile et sur ordinateur, N2F s’intègre naturellement dans le quotidien des collaborateurs. La prise en main est rapide, favorisant l’adhésion et limitant les résistances au changement.
  • Un accompagnement expert avec Gexell : Au-delà de l’outil, Gexell assure le paramétrage, l’intégration avec l’environnement Sage, la formation des équipes et un suivi dans la durée, pour une mise en place efficace et pérenne.

Fonctionnalités principales

Saisie ultra-rapide par le collaborateur

Le collaborateur prend simplement une photo de son justificatif depuis son smartphone.

Grâce au scan intelligent :

• le montant

• la date

• le fournisseur

• la TVA

• la catégorie de dépense

sont automatiquement reconnus.

La saisie d’une note de frais prend moins de quelques secondes.

Les dépenses peuvent également être envoyées par email (factures, billets de train, Uber, frais en ligne…).

Validation fluide par le manager

Une fois la note soumise :

• Le manager est notifié

• Il visualise immédiatement la dépense et le justificatif

• Il valide ou refuse avec un commentaire

Les workflows sont entièrement personnalisables :

• Un ou plusieurs niveaux de validation

• Règles différentes selon les services, entités ou profils

• Alertes en cas de dépassement ou d’anomalie

Contrôle automatisé pour la comptabilité

N2F intègre un moteur d’intelligence artificielle qui facilite le travail du service comptable.

La solution permet :

• La détection automatique des doublons

• Le contrôle des plafonds

• La vérification de la TVA récupérable

• L’identification des dépenses inhabituelles

Les dépenses sont classées par niveau de fiabilité, ce qui permet de prioriser les contrôles et de gagner un temps considérable.

Intégration comptable immédiate

Une fois validées, les notes de frais sont prêtes à être intégrées en comptabilité.

N2F permet :

• L’export des écritures comptables en un clic

• La génération des fichiers de virement SEPA

• Le rapprochement bancaire automatique

• L’intégration avec plus de 300 logiciels comptables

La solution s’intègre parfaitement avec les environnements Sage.

Archivage conforme et sécurisé

Tous les justificatifs sont :

• Archivés sous format numérique

• Horodatés

• Stockés dans des datacenters situés en France

L’archivage est à valeur probante et conforme aux exigences fiscales et URSSAF.

Les documents papier ne sont plus nécessaires.

Une solution adaptée à tous les profils

N2F est utilisée aussi bien par :

• les TPE et PME

• les directions financières

• les cabinets comptables

• les équipes commerciales et itinérantes

• les entreprises multi-sites ou internationales

La solution est disponible en plusieurs langues et gère les devises étrangères.

Pourquoi choisir N2F avec Gexell ?

En tant qu’intégrateur et partenaire de solutions de gestion, Gexell vous accompagne bien au-delà de l’outil.

Notre valeur ajoutée :

• Analyse de vos processus internes

• Paramétrage de N2F selon votre organisation

• Intégration avec vos outils comptables Sage

• Formation des équipes

• Accompagnement dans la durée

Vous bénéficiez d’un interlocuteur unique, expert de votre environnement de gestion.

Chiffres clés

• Plus d’1 million d’utilisateurs

• Solution utilisée dans 92 pays

• 98 % de satisfaction client

• Jusqu’à 4 fois moins de temps passé sur le traitement des notes de frais

Découvrir N2F en conditions réelles

Vous souhaitez voir la solution en action et comprendre concrètement comment elle peut s’intégrer dans votre organisation ?

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