La facturation électronique constituera progressivement une obligation légale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Selon le calendrier de la loi de Finances rectificative pour 2022, le déploiement de la facturation électronique obligatoire en France débutera par l’obligation de réception pour toutes les entreprises en juillet 2024. L’émission de facture électronique sera imposée d’abord aux grandes entreprises (juillet 2024), puis aux ETI (janvier 2025), et enfin aux PME, TPE et microentreprises (janvier 2026). Comme tout changement qui affecte les process administratifs et comptables en entreprise, le passage à la facturation électronique en 2024 est une transition qui se prépare.
Quelles sont les modalités de la généralisation de la facture électronique ?
Afin de pouvoir réceptionner et émettre des factures électroniques comme le prévoit la loi, les entreprises pourront recourir à une plateforme de dématérialisation agréée de leur choix, ou utiliser la plateforme Chorus Pro. Le portail public de facturation Chorus fonctionne déjà depuis 2017 pour permettre les échanges de facturation électronique entre acteurs du secteur public, ainsi qu’entre acteurs privés et secteur public. Un socle minimum de services permet aux plus petites entreprises un passage facilité à facturation électronique.
Les atouts de la digitalisation des factures
Le passage à la facture électronique est un indéniable levier d’accélération et de facilitation de la transition numérique des entreprises. La facturation électronique est aussi la promesse d’un gain financier important, du fait des économies de consommables et d’envoi, de la diminution du temps de traitement et de la réduction du risque d’erreurs. La généralisation de la facturation électronique n’a pas seulement pour but d’éviter la fraude à la TVA : elle sert aussi le renforcement de la compétitivité des entreprises françaises et la simplification des obligations déclaratives.
Bien préparer sa transition vers la facturation électronique
Le passage à la facturation électronique se prépare, car elle ne consiste pas en une simple capacité de transmission des factures par voie électronique sous format PDF : le but de la dématérialisation des factures est aussi de permettre l’automatisation de leur traitement. Les factures émises devront donc être transmises sous un format lisible par une intelligence artificielle.
Préparer la réception des factures électroniques en 2024
La priorité pour les entreprises de toutes tailles est de préparer la réception des factures électroniques, en prévoyant une alternative aux formats Excel et Word. La prise en main de la plateforme Chorus Pro ou l’adoption d’une plateforme privée est indispensable pour se préparer à la digitalisation des process de facturation.
Anticiper l’obligation d’émission de factures électroniques
La facturation électronique B2B implique de nouvelles mentions obligatoires, que les plus petites entreprises devront intégrer dans leurs process : nature et lieu de la vente, numéro de SIREN de l’émetteur mais aussi du destinataire. Les logiciels comptables et logiciels de gestion d’entreprise devront intégrer des fonctionnalités adaptées aux nouvelles obligations en matière de facturation, c’est-à-dire notamment des fonctions d’extraction des données et d’automatisation des obligations déclaratives.
Quels sont les différents types de factures dématérialisées ?
On distingue la facture non-structurée, qui consiste en un document papier numérisé envoyé par email ou déposé sur un cloud, de la facture structurée, dont le format facilite l’extraction et l’échange de données informatisé (EDI). Les factures hybrides sont quant à elles constituées des deux formats : un PDF (non-structuré) associé à un document numérique contenant les données au format structuré (format XML par exemple). La combinaison des deux formats permet une lecture par l’humain et par la machine. L’avantage : les habitudes des collaborateurs restent inchangées, mais le traitement automatisé de la facture par un SI devient possible.
En la matière, le nouveau standard proposé en France pour faciliter le déploiement de la facture électronique est le format Factur-X, un standard franco-allemand de facture numérique hybride inauguré en 2017. Alternative à la facture dématérialisée non structurée et à l’EDI, Factur-X permet aux entreprises de se mettre en conformité avec la loi sans bouleverser les habitudes des services chargés du traitement des facturations entrantes ou sortantes. Le format de fichier PDF/A3 se présente sous la forme d’un PDF auquel est incorporé un fichier XML qui contient les données électroniques de la facture. L’importance de faire figurer des informations obligatoires dans la facture tient au fait qu’elle doit pouvoir être convertie en format PDF/A3 par la plateforme de dématérialisation partenaire ou par le Portail Public de Facturation (Chorus Pro).
A savoir, la nouvelle version 9 de Sage 100, disponible depuis novembre 2022, intègre la génération des factures au format Factur-X.
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